Outlook Docflow – это надстройка над Outlook (Exchange) добавляющая в инструмент для работы с почтой, задачами и календарями функции централизованной системы документооборота корпоративного уровня

Microsoft Office 2003 System
Microsoft Outlook 2000/ XP/ 2003 / 2007

Назначение решения
Автоматизация коллективной работы с информацией для организаций с полностью или частично устоявшимися бизнес-процессами:

— Документооборот (внутренние документопотоки организации)
— Делопроизводство (регистрация, контроль исполнения).
— Автоматизация сложных процессов взаимодействия при подготовке, согласовании и утверждении документов
— Хранилище документов

Дополнительные возможные, варианты использования

Help desk – легкая версия
Документооборот системы управления качеством

Функциональность

+ Автоматизация работы с документами
1) Автоматизация документооборота в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства,
2) регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки),
3) постановка документов на контроль и отслеживание их исполнения;
4) отслеживание хода исполнения поручений;
5) Организация потока работ (workflow) в Компании с осуществлением контроля за движением и исполнением документов;
6) втоматическая передача функций согласования и утверждения

+ Контроль исполнения
1) Контроль доставки и прочтения задания
2) Автоматические напоминания о необходимости выполнения задания
3) Контроль выполнения задания
4) Мониторинг задания (инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием, с поручениями, поставленными на основе его задания)
5) Автоматический контроль сроков исполнения
6) Анализ истории выполнения заданий
7) Контроль качества исполнения (система позволяет принимать или отклонять исполнение)

+ Управление документами и взаимодействием
1) Разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей
2) Подготовка и печать журналов, оперативных и аналитических отчетов
3) Интеллектуальные уведомления о движении документов
4) Работа с разными источниками входящих документов (бумажный документ, факс, email и т.д.), возможность подключения средств распознавания текста
5) Поиск документов по содержанию и любому из полей регистрационной карточки (полнотекстовый, с учетом морфологии)

Состав решения. Компоненты решения
— Microsoft Exchange Server – современная полнофункциональная платформа для построения корпоративной системы документооборота,
— Модуль «Outlook Docflow», разработка компании BIX
— Microsoft Outlook – единый инструмент пользователя (вся работа с системой документооборота происходит с помощью Microsoft Outlook)
— Microsoft Visio – программа из пакета Microsoft Office, используется для составления и редактирования маршрутов движения документов
— Microsoft Word, Microsoft Excel – тесно интегрированы с системой документооборота, используют единые корпоративные шаблоны для создания документов.

Модуль «Outlook Docflow», разработка компании BIX представляет собой набор компонентов, работающих в рамках стандартных продуктов Microsoft

Состав решения

Ключевым компонентом является Серверный Агент (BIX Srv), который позволяет:
а) Автоматически контролировать сроки, проставленные на карточке документа
б) Контролировать маршрут и правила перехода по статусам
в) Контроллировать права доступа, изменяемые в соответствии с текущим статусом документа

Пример внедрения распределенной системы

Преимущества решения:
1. Уникальная функциональность, технологичность решения
— Работа в режиме offline – возможность работать на ноутбуке вне офиса и синхронизировать выполненные действия и принятые решения с центральной базой документов
— Графический редактор маршрутов на основе Microsoft Visio
— Безопасность, интегрированная с Windows, на уровне отдельного документа
— Работа в распределенной среде (производится синхронизация баз документов, в том числе в условиях невысокого качества каналов связи)
— Надежность, доступная за счёт использования промышленных IT систем (кластеризация, полноценное резервное копирование и восстановление; поддержка транзакций, в том числе при операциях с файлами; интеграция с антивирусным ПО)

2. Низкая стоимость владения (TCO):
— Решение работает на MS Exchange и MS Outlook поэтому для многих организаций не требует покупки дополнительных лицензий базового ПО
— Отсутствует необходимость дополнительного обучения сотрудников и технического персонала работы с программой (при этом остается необходимость обучения сотрудников новым функциям и регламенту работы в условиях корпоративной политики делопроизводства и документооборота);
— Тесная интеграция в информационную инфраструктуру, а не автономная работа системы
— Большие возможности масштабирования, бесплатные клиентские лицензии
— Бизнес-процессы управляются пользователями (через Visio) без привлечения IT специалистов

3. Перспективность, минимальные риски
— Возможность самостоятельно создавать принципиально новые бизнес процессы и модифицировать исходный код (передача полной технической документации и исходных кодов)
— Открытость и большие интеграционные возможности (на текущий момент есть опыт интеграции с следующим ПО: EFAS, Microsoft Axapta, Project Server, Symantec WinFax и др.)
— Система базируется на продуктах Microsoft лидера мирового рынка ПО (широкий быстроразвивающийся рынок смежного ПО, широкий рынок специалистов)
— Соответствие строгой и целенаправленной корпоративной политике в области IT (гомогенность, однородность информационных систем)

Технические характеристики.

А) Программные требования

Microsoft Windows Server 2000-2003
Microsoft Exchange Server 2000-2003
Microsoft Outlook 2000 (XP, 2003)

Б) Аппаратные требования

Клиент: от P2-300, 64М (рекомендуется от P2-500, 128М)
Сервер: от P3-600, 256M (рекомендуется от P3-2G, 1024М)

В) Требования к каналам связи

Клиент-Сервер: от 10Мб
Сервер-Сервер: от 33,6 Кб (при построении распределенной системы)

Компании, успешно эксплуатирующие данное решение:
СУ 155
ГазЭкспорт
СанИнтербрю
РЕСО-Гарантия
ГУТА-Страхование
ИНКОМ-Недвижимость
JT International
Reemstma
СладКо
АКБ «ЕВРОФИНАНС МОСНАРБАНК“
ИД «Советский Спорт» и др.

(c) BIX