Если Вы еще сомневаетесь, внедрять ли СЭД (система электронного документооборота), то сегодня я попробую развеять Ваши сомнения по этому поводу.
Вам просто необходимо побольше узнать о преимуществах, которые Вы получите, внедрив СЭД.
1) Прозрачность бизнес-процессов. Бизнес становится управляемым.
Вся деятельность организации становится абсолютно контролируемой и прозрачной. Это позволяет повысить эффективность работы организации. Также внедрение СЭД делает возможным наличие оперативной и объективной информации по состоянию дел у руководства.
2) Повышение надежности и конфиденциальности информации.
Документы хранятся в электронном виде, что многократно повышает надежность. Утечка информации может повлечь за собой огромные убытки предприятию. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам организации строго в соответствии с назначенными правами пользователей системы. Все действия пользователей над документами протоколируются.
3) Повышение уровня исполнительской дисциплины.
Достаточно большой процент задач, поставленных перед исполнителями, не выполняются. СЭД предоставляет полный контроль всех этапов работ для руководства, что обеспечивает повышение уровня исполнительской дисциплины. Руководство может быть уверено, что поставленные задачи не канут в лету и будут отработаны.
4) Сокращение затрат времени сотрудников и руководителей.
Использование СЭД заметно сокращает затраты времени на все рутинные операции с документацией: создание, согласование, поиск и другие. Также сокращается время на подготовку отчетов по состоянию дел. Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения иных, более интеллектуальных работ, которые приносят отдачу для организации. Более того, происходит ускорение документооборота на предприятии и всех процессов в целом.
5) Развитие корпоративной культуры.
Внедрение и использование СЭД налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Развитие горизонтальных связей и оптимизация взаимодействия сотрудников ведут к сплочению команды, к тому же возрастает ответственность каждого из сотрудников за качество выполнения порученного ему задания.
6) Повышение квалификации сотрудников.
Внедрение инноваций на предприятии ведет к общему повышению квалификации сотрудников. Образованные, высококвалифицированные сотрудники являются прочной основой для обеспечения высокого уровня конкурентоспособности предприятия.
7) Рост конкурентных преимуществ.
Внедрение СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах организации перед остальными игроками рынка. Благодаря внедрению электронного документооборота повышается качество и скорость обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков, а так же за счет четкого контроля всех процессов. Функционирование предприятия любых размеров становится более мобильным, меньше зависит от конкретных, «незаменимых» сотрудников.
Для получения обозначенных преимуществ важно сделать правильный выбор системы документооборота. Об этом читайте предыдущий пост.