Принимая решение о выборе системы, необходимо учитывать определенное количество факторов. Хотелось бы помочь Вам сделать правильный выбор.

В данной статье собраны все аспекты, которые необходимо учитывать при выборе. Сделано это для того, чтобы сориентировать Вас по данному вопросу.

Дополнительную информацию по автоматизации документооборота на предприятии, а также презентационные материалы по системе BIX Outlook Docflow можно получить здесь.

Итак, господа, Вы хотите принять решение о том, какую систему документооборота внедрить, но боитесь. 🙂 Далее следует перечень требований к системе. Разберите их все по пунктам, и тогда решение прийдет к Вам само собой.

1. БИЗНЕС-ТРЕБОВАНИЯ

Идентификация пользователей системы

— аутентификация пользователей: используемый протокол связи должен быть защищенным, также должна иметься возможность интеграции с существующими системами аутентификации пользователей на предприятии;

— авторизация пользователей: возможность организации различных уровней доступа к данным;

— разграничение прав доступа: обеспечение разных уровней прав доступа к документам для пользователей или групп пользователей, а также делегирование этих прав от одних пользователей другим;

Хранилище данных

— производительность: количество документов в базе данных, а также количество одновременных обращений к БД не должно отражаться на скорости работы с ней.

— поиск: должен осуществляться по различным полям документа.

— архив: организован поиск и чтение архива.

— устойчивость к сбоям базы данных: информация не должна теряться.

— репликация данных: поддержка механизма изменения и синхронизации документов различными филиалами предприятия, снижение нагрузки на сервер.

Работа с документами

— работа с разными видами документов: наличие конструктора форм, возможность создавать новые виды форм, отслеживание истории и версий документов.

— конвертация документов: сканирование и прикрепление скан-копий к документу, также импорт других форматов файлов.

— электронная цифровая подпись.

Работа с логикой

— организация маршрутов движения документов.

— возможность постановки задач пользователям.

— работа по сценариям пользователей (например, схема утверждения договоров).

2. ТРЕБОВАНИЯ К ПО.

— требования к ресурсам: операционная система, база данных (нужна ли сторонняя), зависимость от других продуктов и программ, производительность компьютеров.

— стоимость продукта: стоимость дополнительного ПО, нового оборудования, обучения персонала и затраты на подготовку решения.

— удобство сопровождения: документация (наличие инструкции), масштабирование системы, техподдержка.

— удобство пользования: простота в обучении и обращении с системой, доступность важных функций, подсказки.